Tổ chức hội nghị – hội thảo

Dịch vụ tổ chức hội nghị – hội thảo của Hoàng Sa Việt

Hội nghị – Hội thảo là gì?

Hội nghị hội thảo là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp. Với thành phần khách mời là những khách hàng, đối tác chiến lược.

Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp có thể tồn tại được phải có khách hàng. Thậm chí là những khách hàng trung thành, tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp trong một thời gian dài. Đây cũng là cách để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để tri ân khách hàng. Đa phần khách mời của hội nghị thường là doanh nghiệp, hay đối tác, nhà đầu tư.

Còn khách hàng cá nhân thì sẽ có những hình thức để tri ân riêng như khuyến mãi. Bởi vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông.
Thậm chí một số các doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông thì có mạng lưới khách hàng cá nhân trên khắp cả nước. Do đó sẽ không đủ thời gian và kinh phí để tổ chức với quy mô rộng rãi.

Địa điểm phổ biến diễn ra hội nghị – hội thảo khách hàng

Bước đầu tiên để một hội nghị – hội thảo khách hàng thành công đó là cần phải xác định được địa điểm tổ chức để tăng thêm phần long trọng, hoành tráng.

Các hội nghị tri ân khách hàng thường được tổ chức tại những khách sạn, nhà hàng lớn. Hội thảo khách hàng sẽ có những bữa tiệc nhẹ và những phần quà dành cho khách mời.

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị – hội thảo thành công

Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị – hội thảo

Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty để bắt đầu gửi thư mời, đi kèm với lời cảm ơn đến với khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Trong chương trình hội nghị, thời gian và địa điểm tổ chức là yếu tố khá quan trọng. Dựa vào số lượng khách hàng đã được thống kê một cách kỹ lưỡng.

Phòng tổ chức bắt đầu lên kế hoạch để tìm địa điểm tổ chức. Tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm mà các khách sạn liệu có kín phòng họp hay không. Tốt nhất nếu như theo kế hoạch thì doanh nghiệp nên đặt phòng hội trường, hội nghị tại các khách sạn trước khoảng 2 tháng. Điều đó đảm bảo có phòng hội nghị cho doanh nghiệp tổ chức.

 Ý tưởng, kịch bản, chương trình hội nghị – hội thảo

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản, cũng như cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn có những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn.

 Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện chính thức diễn ra

Đây là một sự kiện quan trọng, vì thế mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra cần được kiểm tra thật kĩ lưỡng. Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục sẽ được tổ chức trong sự kiện. Bên cạnh đó, phải dự phòng được những tình huống bất ngờ sẽ xảy ra để có những giải pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra kĩ lưỡng sẽ khiến cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, “cẩn tắc thì vô ưu”.

Hoàng Sa Việt hân hạnh mang lại cho quý khách hàng những hội nghị – hội thảo khách hàng được tổ chức hoành tráng, hấp dẫn. Giúp quý công ty có thể gây ấn tượng trong mắt khách mời.