Xây dựng bản kế hoạch tổ chức tiệc tân niên thành công, lên số lượng và danh sách khách mời, lập bảng nội dung chương trình chi tiết, dự trù kinh phí buổi tiệc.

Để có được bản kế hoạch tổ chức tiệc tân niên ý nghĩa, thành công đòi hỏi người lên kế hoạch phải chuẩn bị kỹ càng. Vừa tạo được dấu ấn về buổi tiệc, hình ảnh đẹp về công ty doanh nghiệp vừa tăng tính đoàn kết, mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển vào thời điểm bắt đầu một năm kinh tế mới.

Tiệc tân niên công ty là buổi tiệc họp mặt nội bộ doanh nghiệp và ban giám đốc cũng như gặp gỡ và giao lưu cùng khách hàng. Bên cạnh những lời chúc tụng đầu năm đầy may mắn cùng những ý nghĩa tinh thần làm việc thật phấn khởi. Cũng là dịp để mọi người được nghỉ ngơi, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm trong phòng ban và nội bộ công ty.

Để có được buổi lễ tân niên thành công thì cần chú ý đến nhiều yếu tố quyết định xây dựng nên 1 bản kế hoạch hoàn hảo. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý cho bản kế hoạch tân niên được chúng tôi tổng hợp dựa trên thực tế và kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện.  Hy vọng những thông tin kế hoạch tổ chức tiệc tân niên dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức buổi lễ thành công nhất.

Lên kế hoạch số lượng khách mời

Lên kế hoạch số lượng khách mời và danh sách khách mời là bước đầu tiên mà các bạn cần chuẩn bị.  Bởi vì có được danh sách đầy đủ chính xác sẽ giúp đơn vị doanh nghiệp bạn có phương án tổ chức chu đáo.

Tiệc tân niên ngoài sự tham dự của thành viên nội bộ công ty còn có các cổ đông, đối tác, khách hàng thân thiết và bạn bè, gia đình lãnh đạo.  Mỗi đối tượng sẽ cần có cách sắp xếp, đón tiếp khác nhau để mang đến một buổi tiệc thành công, ấm cúng, thân thiện và đoàn kết.

Ước tính về mức chi phí tổ chức

Kinh phí hay chi phí buổi tiệc là yếu tố rất quan trọng, quyết định đến chất lượng buổi tiệc, hình thức tổ chức, địa điểm cũng như chọn đồ ăn thức uống. Có nhiều hạng mục khác nhau trong 1 buổi tiệc vì vậy bạn cần xác định những mục nào là cốt yếu để đầu tư cho phù hợp. Hạn mức kinh phí là điều cần thiết để xác định buổi tiệc cần những mục nào, bạn có thể tham khảo danh sách dưới đây:

  • Kinh phí thuê địa điểm tổ chức tiệc tân niên, có thể lựa chọn nhà hàng, khách sạn, khu vực tổ chức sự kiện hoặc tổ chức ngay công ty, ….
  • Kinh phí trang trí buổi tiệc bao gồm thiết kế lắp đặt banner tiệc, phông nền, sân khấu, biểu tượng trang trí, hoa tươi, ….
  • Kinh phí ăn uống bao gồm thực đơn tiệc và thức uống khai vị, nhập tiệc, tráng miệng, ….
  • Kinh phí tổ chức mục văn nghệ, hệ thống âm thanh ánh sáng cần thiết, nghệ sĩ biểu diễn, ….
  • Kinh phí quà tặng lưu niệm cho khách mời, trao thưởng cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc, ….

Tùy theo mức độ ưu tiên của đơn vị công ty, doanh nghiệp để phân bổ nguồn kinh phí buổi tiệc tân niên cho phù hợp.

Tìm kiếm và lựa chọn chủ đề độc đáo

Chủ đề là linh hồn ấn tượng xuyên suốt buổi tiệc đòi hỏi sự đặc sắc, độc đáo và hấp dẫn. Đưa ra được mục tiêu chủ đề sẽ giúp gắn kết các tiết mục, các phần của chương trìnnh, đem đến sự thú vị và ý nghĩa lắng đọng cho khách tham dự. Bạn có thể lựa chọn các nét văn hóa đặc sắc của công ty hay tổ chức các chương trình văn nghệ cây nhà lá vườn. Là cơ hội cho các thành viên thể hiện được sự hài hước hay tài năng bản thân. Cũng là dịp cho mọi người thêm hòa đồng gắn kết và giao lưu khi có các tiết mục tập thể, ….Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và bạn sẽ nhận được những lời khuyên cũng như sự hỗ trợ tốt nhất trong việc lựa chọn chủ đề buổi tiệc.

Xây dựng nội dung chương trình

Bước xây dựng nội dung chương trình sẽ do đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện. Đưa ra các trình tự chương trình từ đầu tới cuối buổi tiệc bao gồm phần lễ, phần tiệc cũng như tạo ra sự gắn kết giữa các tiết mục. Dựa vào bảng kế hoạch nội dung chương trình mà bên MC sẽ có lời dẫn và chuẩn bị các chương trình dự phòng nhằm hạn chế tối đa phát sinh. Chương trình lễ tất niên diễn ra đúng theo kế hoạch, không bị xáo trộn, ….

Mỗi phần trong bảng nội dung sẽ là sự phối hợp giữa người phụ trách của công ty và đơn vị sự kiện, cùng chịu trách nhiệm quản lý chương trình diễn ra thành công. Nhất là phần đón tiếp khách mời, phục vụ khách, bố trí tiết mục, khen thưởng hay chào gửi quà lưu niệm cuối tiệc, ….

Giám sát và chạy chương trình

Đây là bước cuối cùng, cũng là bước quan trọng nhất để hoàn thiện buổi tiệc. Người giám sát sẽ là người chỉ đạo, theo sát mọi diễn biến buổi tiệc, điều phối các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công. Cũng sẽ là người giải quyết các sự cố không may xảy ra hay phát sinh không lường trước. Đơn vị phụ trách tốt cùng một người giám sát có trách nhiệm, chương trình sẽ diễn ra thành công và đúng mục tiêu chuyên nghiệp.

Và một điều khá quan trọng là chạy thử chương trình, kiểm tra kế hoạch chuẩn bị set up các khâu thật chu đáo. Qua khâu chạy thử sẽ giúp người giám sát làm quen với các khâu công việc, điều phối công việc và bộ phận phụ trách cụ thể.